Wartość wypracowana

Pojęcie wartości wypracowanej w projekcie znane jest z takich metodyk jak PMI (Project Management Insitiute) PMBoK (Project Managment Book of Knowledge). Earned Value jest tam zdefiniowana jako konkretna wartość wyliczana na podstawie wzoru. Nie jest to jednak artykuł o EV i PMI. Przedstawiona tutaj metoda pozwala na:

1. śledzenie postępu prac w projekcie
2. raportowanie postępu prac w projekcie w sposób obiektywny
3. sprawne drążenie danych od ogółu do szczegółu

Obiektywizacja oceny

Nie raz spotkałeś się z potrzebą oceny zaawansowania prac w sposób numeryczny. Najłatwiej posługiwać się wartością procentową. Wyobraź sobie, że musisz ocenić na ile procent zaawansowane są prace związane z realizacją formatki logowania do systemu. W zależności od osoby, uzyskamy różne dane. Ktoś powie że 30%, inny że 45% a jeszcze inny że 20%. Jakie jest zaagażowanie prac? Trudno jest poradzić sobie z takim zagadnieniem. I tutaj chciałbym zaproponować kilka metod obiektywizacji oceny. Chodzi o taki sposób pozyskania informacji oraz jej notacji, aby dowolna ilość osób odpowiadająca na to samo pytanie w danym momencie udzieliła tej samej odpowiedzi. Załóżmy, że realizacja pewnego zadania trwa określoną ilość czasu. Zadajmy pytanie: na ile procent oceniasz realizację zadania? 33%? 45%? Może sprawdzimy ile czasu już zostało poświęcone na realizację zadania? A jeśli programista / mechanik / budowlaniec nie pracował z zakładaną wydajnością? Jak poradzić sobie z tymi pytaniami? Mamy 2 metody:

1. Podajemy 0%, gdy prace się nie rozpoczęły lub trwają
2. Podajemy 100%, gdy prace się zakończyły

Bardzo prosta metoda. Może się jednak okazać, że potrzebujemy więcej szczegółów, i tutaj jak sobie z nimi radzić:

1. Podajemy 0%, gdy prace się nie rozpoczęły
2. Podajemy 50%, gdy prace się rozpoczęły, trwają ale się nie zakończyły
3. Podajemy 100%, gdy prace są zakończone

W obu przypadkach, niezależnie od ilości pytanych osób uzyskamy w danym momencie czasu takie same informacje. Ale od razu zadajesz sobie pytanie, co to za informacja o projekcie, gdy przez większość czasu mamy wartość 50%? Tutaj przychodzi nam z pomocą dzielenie zadań na mniejsze.

Mniejsze zadania

W PMI budujemy Strukturę Podziału Prac (SPP), służy ona weryfikowaniu postępu prac. Zadania dzieli się na mniejsze, dające się oszacować, zlecić, wycenić, śledzić postęp (ocenić). Mamy zatem drzewo zadań, które defniuje zakres prac jaki należy wykonać, aby zamknąć projekt. Projekty (np. IT) przebiegają zwykle w fazach. Mamy fazę zbierania wymagań, opracowania wymagań, projektowania rozwiązania, realizacji, testowania, wdrożenia, odbioru etc. Każde z zadań zdefiniowanych w SPP przechodzi przez kolejną z faz. Powstaje zatem macierz zadań w wierszach i faz w kolumnach. Możemy teraz każde z zadań w poszczególnej fazie ocenić zgodnie z metodą obiektywizacji powyżej. Powstaje macierz:

Ile ciekawych informacji!

Możemy obiektywnie zaraportować stan projektu jako całości (40%) który przekłada się na zaagażowanie prac w poszczególnych funkcjonalnościach (Formularz logowania, Wyświetlanie listy poczty, Usuwanie wiadomości, etc) oraz przekłada się na zaangażowanie prac w poszczególnych fazach projektu. Powyższa tabela, porównana z informacją o stanie budżetu projektu, pozwala na bardzo wczesnym etapie śledzić stan projektu, czy zostanie wykonany w budżecie oraz czasie.

Co ważne, możesz sam ustalić punkty kontrolne jakie chcesz mierzyć (fazy). Możesz spłaszczyć zagadnienie (mniej precyzyjny pomiar) lub rozszeżyć zakres mierzonej informacji. Otrzymamy wtedy bardziej precyzyjną wartość jako podsumowanie projektu.

Polecam metodę wszystkim, chcącym lepiej zarządzać swoimi projektami.